Fristen für die Nebenkostenabrechnung – welche sind für Vermieter und Mieter relevant? In der Regel zahlen Mieter mit ihrer Monatsmiete auch Nebenkosten. Einmal jährlich muss der Vermieter eine finale Nebenkostenabrechnung erstellen, die er an seine Mieter schickt, um die tatsächlich angefallenen Nebenkosten aufzuzeigen. Mit der Nebenkostenabrechnung werden eventuelle Rückzahlungen für die Vermieter oder auch Nachzahlungen für die Mieter ermittelt. Für die Nebenkostenabrechnung gibt es einige Fristen (Nebenkostenabrechnung Frist), die vor allem Vermieter unbedingt einhalten sollten. Denn wenn Vermieter gewisse Fristen in Bezug auf ihre Nebenkostenabrechnung versäumen, bleiben Vermieter auf den Kosten sitzen.
In diesem Beitrag sind alle wichtigen Fristen für Nebenkostenabrechnungen aufgeführt, die Vermieter bezüglich der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beachten müssen.
- In der Regel erstellen Vermieter jährlich eine Nebenkostenabrechnung, um die Nebenkosten des Abrechnungszeitraums aufzuzeigen. Mit der Nebenkostenabrechnung werden eventuelle Rückzahlungen für die Vermieter oder auch Nachzahlungen für die Mieter ermittelt.
- Vermieter müssen die Abrechnungs-, Verjährungs- und Zahlungsfrist beachten, sowie die Frist für nachträgliche Korrekturen der Nebenkostenabrechnung und die Nachreichfrist, wenn die Abrechnungsfrist unverschuldet verpasst wurde.
- Vermieter sind verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung fristgerecht in Textform zuzustellen. Die Zustellung kann per Kundenportal, Post, E-Mail, Fax oder auch persönlich erfolgen.
Überblick der Fristen für Nebenkostenabrechnungen
Niemand möchte Fristen verpassen. Hinsichtlich der Nebenkostenabrechnungen kann das Versäumen einer Frist kostspielige und ärgerliche Folgen haben. Daher ist es für Vermieter und auch Mieter wichtig, sich vorher über diese zu informieren.
| Was? | Zu beachtende Frist |
|---|---|
| Erstellung der Nebenkostenabrechnung (Abrechnungsfrist) | Bis zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums |
| Nachreichung der Nebenkostenabrechnung | Bis drei Monate nach Ablauf der Abrechnungsfrist |
| Rückzahlungen bzw. Nachzahlungen | Innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung |
| Widerspruch einlegen | Bis zwölf Monate nach Eingang der Nebenkostenabrechnung |
| Abrechnung korrigieren | Bis Ende der Abrechnungsfrist |
| Verjährung der Ansprüche | Nach drei Jahren nach dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstand |
Welche Fristen gelten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung?
Der Abrechnungszeitraum spielt eine wichtige Rolle für die Erstellungsfrist der Nebenkostenrechnung. Gemäß §556 Abs. 3 BGB (öffnet in neuem Fenster) kann der Abrechnungszeitraum maximal ein Jahr betragen, darf aber auch kürzer sein. Meistens nutzen Vermieter zur Abrechnung den 01. Januar bis zum 31. Dezember. Theoretisch können sie aber frei entscheiden, über welchem Zeitraum sie abrechnen wollen.
Nach Ablauf des Abrechnungszeitraums haben Vermieter zwölf Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zuzustellen. Entscheidend ist hierbei, dass die Abrechnung innerhalb des 12-monatigen Zeitraums bei den Mietern zugeht. Das bloße Versenden innerhalb der Frist reicht nicht aus (BGH, Urteil v. 21.1.2009, VIII ZR 107/08 (öffnet in neuem Fenster)).
Wenn nach Ablauf dieser Frist keine Nebenkostenabrechnung erstellt wurde und die Versäumnis selbst verschuldet ist, muss der Mieter die Nebenkosten nicht zahlen (BGH, Urteil v. 18.1.2006, VIII ZR 94/05).
Sollte der Mieter vor Ablauf des Abrechnungszeitraums ausziehen, kann sich der Vermieter zwar dazu entscheiden, bereits mit dem Auszug eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, ist gesetzlich dazu aber nicht verpflichtet eine unterjährige Abrechnung zu erstellen. Die Frist der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beträgt auch bei vorzeitigem Auszug zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums.
Wichtig: Vermieter müssen beim Auszug eines Mieters die Zählerabstände notieren, damit sie die Abrechnung korrekt erstellen können. Die entsprechenden Zählerstände sollten daher bei Auszug im Rahmen des Wohnungs- und Schlüsselübergabe notiert werden.
Wann ist eine Nachreichung der Nebenkostenabrechnung möglich?
Eine Nachreichung der Nebenkostenabrechnung ist dann möglich, wenn die Frist aus unverschuldeten Gründen versäumt wurde. Vermieter müssen die Gründe des Versäumnisses entsprechend beweisen. Der Bundesgerichtshof (öffnet in neuem Fenster)entschied, dass Vermieter weitere drei Monate Zeit haben, eine Abrechnung zu erstellen, wenn sie nicht schuld daran sind, dass sie die Frist verpasst haben.
Gründe eines unverschuldeten Versäumnisses sind:
- Krankheitsbedingt
- Rechnungen der Energieversorgung kamen verspätet
- Verspäteter Erhalt der Bescheinigung für die Grundsteuer vom Finanzamt
- Mieter ist umgezogen, ohne die neue Anschrift zu teilen
Bis wann müssen Rückzahlungen bzw. Nachzahlungen geleistet werden?
Nachdem Mieter die Betriebskostenabrechnung erhalten haben, haben sie 30 Tage Zeit, mögliche Nachzahlungen zu begleichen (§286 Abs. 3 BGB). Diese Frist gilt auch für Vermieter, wenn sie Rückzahlungen an den Mieter leisten müssen.
Können Mieter der Nebenkostenabrechnung widersprechen?
Mieter können nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung 12 Monate lang die Abrechnung auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Dafür können sie von dem Vermieter verlangen, die entsprechenden Rechnungen und Belege vorzulegen. Außerdem können Mieter einfordern, die Ablesewerte anderer Mietparteien im Wohnhaus einzusehen (öffnet in neuem Fenster), um diese mit der eigenen Nebenkostenabrechnung zu vergleichen. Der Vermieter ist gesetzlich verpflichtet, einer solchen Forderung nachzukommen.
Wichtig: Vermieter sollten dem Mieter im Falle einer möglichen Auseinandersetzung nie Originale von Belegen schicken, sondern immer nur Kopien.
Sollten Mieter der Nebenkostenabrechnung nach der Prüfung widersprechen wollen, haben sie für den Widerspruch zwölf Monate Zeit (§556 Abs. 3 BGB). Beginnend mit dem Ende des Abrechnungszeitraums.
Bis wann können Vermieter eine Nebenkostenabrechnung korrigieren?
Die Nebenkostenabrechnung lässt sich nur innerhalb der Abrechnungsfrist korrigieren. Das bedeutet:
Die Abrechnung kann zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (Jahr, in dem die Kosten entstanden sind) korrigiert werden. Daher ist es für Vermieter ratsam die Betriebskostenabrechnung frühzeitig zu erstellen, sodass eventuelle Fehler im Nachhinein noch korrigiert werden können.
Wann verjähren Forderungen aus der Betriebskostenabrechnung?
Sollten aus einer Nebenkostenabrechnung Rückzahlungen oder auch Nachzahlungen entstehen, verjähren diese nach drei Jahren mit dem Ende des Anspruchsjahres (§195 BGB (öffnet in neuem Fenster)).
Beispiel: Der Vermieter erstellt eine Nebenkostenabrechnung mit einer Abrechnungsfrist, die am 31.12.2023 endet. Der Vermieter ist somit gesetzlich verpflichtet, dem Mieter die Nebenkostenabrechnung bis zum 31.12.2024 zukommen zu lassen. Die Verjährungsfrist für Nachzahlungen oder Erstattungen ist dementsprechend der 31.12.2027 - drei Jahre nach dem Jahr, in dem der Anspruch mit Erhalt der Nebenkostenabrechnung entstanden ist.
Voraussetzung hierfür ist, dass der Mieter eine korrekte Betriebskostenabrechnung innerhalb der Zustellungsfrist erhalten hat.
Sonderfall: Unterjähriger Mieterwechsel
Wenn ein Mieter vor dem Ende eines Abrechnungszeitraums auszieht, muss er die Nebenkosten bis zum offiziellen Ende des Mietvertrags weiterhin zahlen. Der Tag des tatsächlichen Auszugs spielt in diesem Fall also keine Rolle. Lediglich der Tag zudem der Mietvertrag gekündigt wird, ist entscheidend für das Ende des Mietvertrags und damit auch der Verpflichtung zur Zahlung der entstanden Mietkosten während der Mietdauer.
Wenn der Vermieter einen Nachmieter gefunden und einen neuen Mietvertrag geschlossen hat, trägt der neue Mieter ab dem Tag seines Mietbeginns, wie er im Mietvertrag festgehalten wurde, die Nebenkosten.
Sollte der Nachmieter in die Wohnung einziehen, aber der Mietvertrag des alten Mieters noch laufen, trägt der vorige Mieter weiterhin die Nebenkosten. In solchen Fällen setzen Vermieter und Mieter meist ein Mietaufhebungsvertrag auf. So wird vermieden, dass der Vormieter für die Nebenkosten und damit auch für den Verbrauch des neuen Nachmieters bezahlen muss.
Hinweis: Ob ein Vermieter einen Nachmieter akzeptiert oder nicht, hängt von den Vereinbarungen im Mietvertrag oder der persönlichen Kulanz des Eigentümers ab. Eine Pflicht einen Nachmieter zu akzeptieren gibt es indes nicht.
Der Vermieter muss dem Vormieter erst nach dem Ende des Abrechnungszeitraums und der First zur Erstellung der Abrechnung diese zustellen.
Beispiel:
Der Abrechnungszeitraum einer Wohnung läuft vom 01. Januar bis zum 31. Dezember 2024. Der Mieter ist bereits am 02. Februar 2024 ausgezogen.
Nach Ablauf des Abrechnungszeitraums (31. Dezember 2024) hat der Vermieter noch zwölf Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem ehemaligen Mieter zuzustellen. Der Mieter kann also bis zum 31. Dezember 2025 eine Nebenkostenabrechnung erhalten, obwohl er bereits am 02. Februar 2024 ausgezogen ist.
Vorheriger Abrechnungsanspruch: Wenn ein Mieter innerhalb eines Abrechnungszeitraums aus der Wohnung auszieht, hat er kein Anspruch darauf, eine frühere Nebenkostenabrechnung des Vermieters zu erhalten. Theoretisch kann der Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution des Mieters einbehalten, wenn mit Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung zu rechnen sind. Der ehemalige Mieter hat nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung hier nach wie vor die gleichen Prüf- und Widerrufsrechte unter Einbehaltung der jeweiligen Fristen.
Sonderfall: Tod der Mieter
Sollte der Mieter versterben, wird die Nebenkostenabrechnung dennoch erst nach Ablauf des Abrechnungszeitraums fällig. Dann hat der Vermieter wie gewohnt zwölf Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und an die Erben des verstorbenen Mieters zu schicken.
Grundlagen Nebenkostenabrechnung
Zum Unterhalt eines Mietshauses fallen gewisse Kosten an. Diese Kosten werden als Nebenkosten bzw. Betriebskosten bezeichnet und werden von dem Vermieter teils auf die Mieter umgelegt werden. umlagefähige Nebenkosten sind:
- Heizkosten: Diese beinhalten Aufwendungen für die Bereitstellung von Wärme, einschließlich Heizung und Warmwasser.
- Wasserversorgung und Abwasserentsorgung: Kosten für die Wasserversorgung sowie Entsorgung des Abwassers der Mieter.
- Müllabfuhr und -entsorgung: Hierunter fallen die Kosten für die Müllentsorgung und die Reinigung der Gemeinschaftsflächen.
- Straßenreinigung und Winterdienst: Dies sind Ausgaben, die für die Sauberkeit der Straßen und Wege rund um die Immobilie anfallen.
- Allgemeine Hausreinigung: Die Reinigung und Pflege der Gemeinschaftsflächen im Haus gehört ebenfalls zu den Nebenkosten.
- Gartenpflege: Wenn es einen gemeinschaftlichen Garten gibt, werden auch die Kosten für dessen Pflege auf die Mieter umgelegt.
- Aufzug: Wenn ein Aufzug vorhanden ist, werden die Nebenkosten dafür in die Abrechnung einbezogen.
Im Mietvertrag wird außerdem festgelegt wie die Nebenkosten und die Umlage aufgestellt werden. Das macht eine Prüfung der Nebenkostenabrechnung für Mieter später sehr viel einfacher.
Abrechnungszeiträume für Nebenkosten
In der Regel beträgt der Abrechnungszeitraum für Nebenkosten immer zwölf Monate (§556 Abs. 3 BGB). Vermieter können frei entscheiden, ob sie ab dem 01. Januar eines Jahres oder zum Beispiel ab dem 01. April eines Jahres den Abrechnungszeitraum beginnen wollen. Nach Ende des festgelegten Abrechnungszeitraums muss die Nebenkostenabrechnung spätestens innerhalb von zwölf Monaten bei dem Mieter vorgelegt werden.
Für welchen Abrechnungszeitraum sich Vermieter auch entscheiden, dieser wird in den folgenden Jahren in der Regel auch beibehalten, um die Erstellung zu vereinfachen.
Abrechnungszeiträume dürfen nie länger als zwölf Monate gehen, in Sonderfällen aber auch kürzer ausfallen. Kürzere Abrechnungszeiträume können zum Beispiel herangezogen werden, wenn ein Mieter innerhalb eines Abrechnungszeitraums auszieht und der Vermieter bereits eine Nebenkostenabrechnung erstellen möchte.
Vermieter sind zu einer solchen frühzeitigen Nebenkostenabrechnung aber nicht verpflichtet.
Rechtssichere Zustellung innerhalb der Frist
Vermieter sind verpflichtet die Nebenkostenabrechnung fristgerecht in Textform zuzustellen. Die Zustellung kann per Post, E-Mail, Fax oder auch persönlich erfolgen. Wenn Vermieter die Betriebskostenabrechnung per Post verschicken ist es immer empfehlenswert die Abrechnung per Einschreiben zu versenden. So sichern sich Vermieter im Streitfall ab, da in solchen Fällen ein Versandbeleg nicht ausreicht, um zu beweisen, dass die Nebenkostenabrechnung fristgerecht verschickt wurde.
Wenn Vermieter auf Nummer sicher gehen wollen, können sie die Nebenkostenabrechnung persönlich zustellen und unter Anwesenheit von Dritten. Ebenfalls möglich ist es von dem Mieter eine Eingangsbestätigung zu erbitten.
Verspätete Abrechnung
Wenn Vermieter die Frist zur Nebenkostenabrechnung verpassen, dann sind die Mieter nicht verpflichtet eventuelle Nachzahlungen zu tätigen. Das bedeutet aber nicht, dass Vermieter mit Ablauf der Frist von der Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung befreit sind. Mieter dürfen laut § 273 BGB eine Betriebskostenabrechnung verlangen.
Wenn diese nach der Frist eingeht, sind Mieter zwar nicht verpflichtet die Nachzahlungen zu begleichen, Vermieter sind aber weiterhin verpflichtet eventuelle Rückzahlungen an den Mieter auszuzahlen.
Verjährung von Ansprüchen
Verjährungen von Ansprüchen aus der Nebenkostenabrechnung können für Vermieter sehr ärgerlich werden. Sollten sich aus den Abrechnungen hohe Nachzahlungen ergeben, die Abrechnungsfrist aber verstrichen sein, bleiben Vermieter gezwungenermaßen auf den Kosten sitzen. Bei fristgerechter Zustellung haben Vermieter hingegen drei Jahre Zeit, ausstehende Nachzahlungen von dem Mieter zu verlangen.
Nur wenn eine verspätete Zustellung unverschuldet zustande gekommen ist, darf der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung auch noch nach Ablauf der Frist an den Mieter zustellen und eventuelle Nachzahlungen verlangen.
Die Verjährungsfrist aller Zahlungsansprüche endet drei Jahre nach Ablauf des Abrechnungszeitraums.
Zahlungsfristen für Nachforderungen und Guthaben
Aus rechtlicher Sicht (§ 286 Absatz 3 (öffnet in neuem Fenster)) müssen Zahlungen (Nachzahlungen und auch Rückzahlungen) innerhalb von 30 Tagen beglichen werden. Eine Ausnahme stellt hier dar, wenn Vermieter und Mieter im Mietvertrag eine andere Vereinbarung getroffen haben. Eine Alternative kann etwa sein, dass zu viel gezahlte Beträge von dem Mieter mit zukünftigen Zahlungen verrechnet werden.
Prüfung durch die Mieter
Sobald der Mieter die Betriebskostenabrechnung erhalten hat, kann er diese auf ihre Richtigkeit überprüfen und ggf. innerhalb von zwölf Monaten widersprechen. Sollte der Mieter offene Beträge an den Vermieter nachzahlen müssen, muss er diese innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung begleichen – egal ob er die Abrechnung noch prüft oder nicht.
Wenn der Mieter die Zahlung verweigert, weil er der Abrechnung aufgrund inhaltlicher Fehler widersprechen will, ist das nicht rechtens. Der Mieter muss die geforderte Nachzahlung innerhalb der 30-tägigen Frist begleichen. Wenn er dies nicht tut, ist er offiziell im Zahlungsverzug. Wenn die Höhe der ausstehenden Zahlungen mehr als zwei Monatsmieten beträgt, kann der Vermieter dem Mieter fristlos kündigen.
Bei der Zahlung sollte der Mieter hinzufügen, dass er die Rechnung lediglich unter Vorbehalt bezahlt. Ansonsten könnte dies im Nachgang als Zustimmung zur Abrechnung gewertet und eine nachträgliche Beanstandung abgewiesen werden.
Achtung: Wenn ein Mieter bei der Abrechnung einen formellen Fehler entdeckt, besteht keine Zahlungsverpflichtung.
Wenn der Widerspruch als richtig anerkannt wird, durch den Vermieter selbst oder in Streitfällen durch eine gerichtliche Entscheidung, wird die Nebenkostenabrechnung berichtigt und ggf. zu viel geleistete Zahlungen seitens des Mieters an diese zurückerstattet.
Dokumenteneinsichtsrechte
Bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung können Mieter die Einsicht auf alle relevanten Rechnungen und Belege einfordern (§ 259 BGB (öffnet in neuem Fenster) und Urteil vom 09.12.2020, Aktenzeichen VIII ZR 118/19 (öffnet in neuem Fenster)).
Die Einsicht kann
- im Büro des Vermieters stattfinden
- per Kundenportal, Post, E-Mail oder Fax erfolgen
Jegliche Versandkosten darf der Vermieter dem Mieter in Rechnung stellen. Außerdem dürfen Mieter verlangen, die Ablesewerte anderer Mietparteien aus demselben Wohnhaus einzusehen, damit sie diese mit ihrer eigenen Abrechnung vergleichen können.
Wichtig für Vermieter: Es sollten immer nur Kopien von Rechnungen und Belegen versandt werden. Falls es zum Streitfall kommen sollte, sind die Originale wichtiges Beweismaterial.
Einspruchsfristen zu Nebenkostenabrechnungen
Bis wann dürfen Mieter der Nebenkostenabrechnung widersprechen? Die Widerspruchsfrist endet nach dem zwölften Monat nach dem Erhalt der Abrechnung.
Wichtig: Die Zahlungsfrist beträgt trotz Widerspruchsfrist 30 Tage.
Wenn der Mieter nach Ende der Einspruchsfrist der Betriebskostenabrechnung nicht widersprochen hat, kann er Forderungen nicht mehr geltend machen. Eine Ausnahme besteht dann, wenn der Mieter unverschuldet die Widerspruchsfrist verpasst hat.
Fazit – Nebenkostenabrechnung Fristen
Für Vermieter ist es unglaublich wichtig, über sämtliche Fristen bzgl. der Nebenkostenabrechnungen Bescheid zu wissen. Nicht nur um nicht auf Nebenkosten selbst sitzenzubleiben, sondern auch zu wissen, wie lange Mieter einer Abrechnung widersprechen dürfen oder auch welche Verpflichtungen Vermieter gegenüber ihren Mietern haben. Eine große Hilfe kann die Zusammenarbeit mit einer Hausverwaltung sein.
Eine Mietverwaltung kümmert sich in der Regel um die Erstellung der Nebenkostenabrechnung, mögliche Aufforderungen zur Dokumenteneinsicht und auch darum, dass alle rechtlichen Fristen eingehalten werden. Mit der Zusammenarbeit einer Hausverwaltung können sich Vermieter also oft viel Kopfschmerzen und Sorge sparen, wenn es um das Thema Fristen der Nebenkostenabrechnungen geht.