Eine zertifizierte Verwalter – was genau hat es damit auf sich? Seit 2023 haben Eigentümer in einer größeren WEG das Recht, auf eine zertifizierte Verwaltung zu bestehen. Die Einführung der Zertifikation soll einen Nachweis darüber geben, dass ein Verwalter über das nötige kaufmännische, rechtliche und technische Fachwissen verfügt, um eine WEG ordnungsgemäß verwalten zu können.
Was genau eine solche Zertifikation beinhaltet und was sie über die Kompetenz eines Verwalters aussagt, wird in diesem Beitrag erklärt.
- Seit dem 01.12.2023 können Wohnungseigentümer größerer WEGs verlangen, dass die zuständige Verwaltung über eine entsprechende Zertifizierung verfügen muss.
- Um als Verwalter tätig zu sein, muss grundsätzlich keine Prüfung abgelegt worden sein. Jedoch dürfen sich diese dann nicht als zertifizierte Verwalter bezeichnen.
- Laut § 7 ZertVerwV sind bestimmte Personengruppen von der Prüfungspflicht befreit – diese sind auch ohne Prüfung des zertifizierten Verwalters gleichgestellt.
- Für kleine Eigentümergemeinschaften entfällt unter gewissen Umständen die Prüfungspflicht: Wenn nur acht oder weniger Sondereigentumseinheiten innerhalb einer WEG bestehen, ein Eigentümer zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangen.
Grundlagen: Den zertifizierten Verwalter
Bei der Bestellung eines Verwalters einer WEG haben Eigentümer seit 2023 das Recht darauf, einen zertifizierten Verwalter zu verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Die Zertifizierung zur Verwalter erfolgt durch eine Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer (IHK) (öffnet in neuem Fenster). Aufgrund des Umfangs der Tätigkeiten und Aufgaben eines WEG-Verwalters (öffnet in neuem Fenster) und der steigenden Komplexität der Verwaltungsaufgaben, deckt die Prüfung zur zertifizierten Verwalter rechtliche, kaufmännische und technische Inhalte ab (§ 26a Abs. 1 WEG).
Die Einführung der Zertifikation bedeutet aber nicht, dass Verwalter unbedingt zertifiziert sein müssen, um als Verwalter arbeiten zu dürfen. Dies ist generell auch ohne Zertifizierung rechtlich erlaubt. Wenn jedoch auf einen zertifizierten Verwalter bestanden wird, dann kann ein Verwalter ohne eine entsprechende Zertifizierung abbestellt werden.
Recht auf zertifizierte Verwalter seit der WEG-Reform
Das Recht auf einen zertifizierten Verwalter wurde mit der WEG-Reform in 2023 eingeführt. In der Reform wurde entschieden, dass Eigentümer ab Ende 2022 verlangen können, dass ihre zuständige Verwaltung über eine entsprechende Zertifikation verfügt.
Die neue Bestimmung soll dafür sorgen, dass der Verwalter einer WEG die Immobilie ordnungsgemäß und wirtschaftlich verwalten kann.
Ausnahmen von der Prüfungspflicht
Für die Zertifizierung zur Verwalter muss generell eine entsprechende Prüfung abgelegt werden. Es gibt jedoch Fälle, in denen keine Prüfungspflicht besteht:
- Kleine WEGs im Rahmen der Selbstverwaltung: Für kleine Eigentümergemeinschaften gelten hinsichtlich des Rechts zur Einforderung eines zertifizierten Verwalters andere Regelungen. Wenn etwa weniger als acht oder weniger Sondereigentumseinheiten innerhalb einer WEG bestehen, ein Eigentümer zum Verwalter bestellt wurde (Selbstverwaltung) und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter fordern, entfällt die Prüfungspflicht. Wie viele Sondereigentumseinheiten es innerhalb einer WEG gibt, steht in der Teilungserklärung.
- Gleichstellung einer Zertifikation: Von der Prüfungspflicht sind einige Personengruppen ausgeschlossen und können sich auch ohne Zertifizierung als zertifizierte Verwalter bezeichnen. Welche Personengruppen das sind, ist wie folgt in § 7 ZertVerwV (öffnet in neuem Fenster) festgelegt: Personen, wie: Richter, Immobilienkaufleute (mit abgeschlossener Ausbildung), Kaufleute in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft (mit abgeschlossener Ausbildung), geprüfte Immobilienfachwirte oder Fachleute mit einem Hochschulabschluss mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt.
Unternehmen als zertifizierte Verwaltungen
Wenn Unternehmen als Verwaltungen fungieren, dürfen sich diese laut § 8 ZertVerwV (öffnet in neuem Fenster) als zertifizierte Verwaltungen bezeichnen, wenn die verwaltenden Beschäftigten:
- die Prüfung für die Zertifikation bestanden haben oder
- zu einer der Personengruppen nach § 7 ZertVerwV (öffnet in neuem Fenster) gehören, die eines zertifizierten Verwalters gleichgestellt sind.
Sollte keiner der beiden Kriterien zutreffen, dann darf das Unternehmen keine zertifizierte Verwaltung anbieten oder fälschlicherweise damit werben.
Die Zertifizierung im Überblick
Um eine Zertifizierung zu erhalten, muss eine Prüfung bei der IHK erfolgreich absolviert werden. Vor welcher IHK eine solche Prüfung abgegeben werden muss, ist nicht festgelegt. Daher können angehende Verwalter frei von ihrem Wohn- oder Firmensitz entscheiden, wo sie die Prüfung abgeben wollen.
Nicht alle Industrie- und Handelskammern haben einen entsprechenden Ausschuss gebildet, um Prüfungen zum zertifizierter Verwalter abzunehmen. Daher sollten sich Prüflinge hier vorher informieren.
Schulung und Prüfung durch die zuständige IHK
Jede IHK, die die Prüfung zur Zertifikation anbietet, muss sich an die rechtlichen Vorgaben aus der Verordnung über die Prüfung zum zertifizierten Verwalter nach dem Wohnungseigentumsgesetz (öffnet in neuem Fenster) (Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung – ZertVerwV) halten. In der Verordnung ist zum Beispiel festgelegt, dass beim mündlichen Teil der Prüfung bis zu fünf Prüflinge gleichzeitig geprüft werden können.
In der Prüfungsordnung der IHK sind weitere Vorgaben festgelegt worden, unter anderem, dass mehrere IHKs einen gemeinsamen Prüfungsausschuss einrichten können. Im Rahmenplan der Deutschen Industrie- und Handelskammer (öffnet in neuem Fenster) sind wiederum die Inhalte der Prüfungen mit Lernzielen vorzufinden.
Die Prüfung zur zertifizierten Verwalter besteht aus einem schriftlichen und mündlichen Teil. Um an der mündlichen Prüfung teilnehmen zu dürfen, muss vorher die schriftliche Prüfung erfolgreich bestanden worden sein. Beide Prüfungen lassen sich beim Nichtbestehen beliebig oft wiederholen und neu bezahlt werden.
Prüflinge können bei den verschiedenen IHKs Prüfungstermine einsehen und sich vor Anmeldeschluss für eine Prüfung registrieren. Da die Prüfungsplätze begrenzt sind, empfiehlt sich eine zeitnahe Anmeldung.
Inhalte der Prüfung
Die schriftliche Prüfung dauert 90 Minuten und deckt folgende vier Themenbereiche ab:
- Grundlagen der Immobilienwirtschaft
- Rechtliche Grundlagen
- Kaufmännische Grundlagen
- Technische Grundlagen
Prüflinge können sich selbstständig auf die Prüfung mithilfe des Rahmenplans der IHK vorbereiten oder sich dazu entscheiden, eine Schulung zu besuchen.
Solche Schulungen können bei verschiedenen Anbietern gemacht werden. Die IHK spricht für keine Anbieter eine Empfehlung aus. Sie empfiehlt Prüflingen, sich selbstständig gründlich zu informieren, welche Anbieter qualitativ hochwertige Schulungen anbieten.
Nach erfolgreichem Abschluss der schriftlichen Prüfung haben Prüflinge zwei Jahre Zeit, die mündliche Prüfung zu absolvieren. Bei der mündlichen Prüfung können bis zu fünf Personen gleichzeitig geprüft werden, das kann aber je nach IHK variieren. Prüflinge werden dann für 15 Minuten lang im Bereich Wohnungseigentumsrecht geprüft und/oder zu Prüfungsgegenständen der Anlage 1.
Kosten der Zertifizierung
Die Zertifizierungskosten legen die Institutionen selbst fest und können daher variieren. Die Prüfungsgebühren befinden sich durchschnittlich bei ca. 340 EUR.
Wenn Prüflinge vor der Prüfung eine Schulung machen möchten, sollten hierfür um die 1,500 EUR eingeplant werden. Die Kosten einer solchen Schulung differenzieren je nach Anbietern. Alternative kann der Prüfungsinhalt auch im Rahmen des Selbststudiums angeeignet werden.
Weiterbildungspflichten für zertifizierte Verwalter
Mit dem erfolgreichen Abschluss einer Prüfung sind die Prüflinge aber nicht auf unbegrenzte Zeit zertifizierte Verwalter. Um diesen Titel behalten zu können, sind sie laut § 34c Absatz 2a der Gewerbeordnung rechtlich verpflichtet, innerhalb von drei Jahren 20 Stunden in Weiterbildungen zu investieren.
Die Weiterbildungen dienen dafür, dass das kaufmännische, rechtliche und technische angeeignete Fachwissen auf einem aktuellen und damit qualitativ hochwertigen Stand gehalten werden kann.
Sollte sich ein Verwalter nicht weiterbilden, verliert er seine Zertifizierung und muss die Prüfung erneut ablegen.
Sachkundenachweis für Verwalter
Neben der Zertifizierung wird oft über einen Sachkundenachweis für WEG-Verwalter debattiert. Der Sachkundenachweis soll noch weiter gehen als die Zertifizierung. Damit soll eine höhere Qualität der tätigen Verwalter sichergestellt werden. Durch einen Sachkundenachweis müssten Verwalter dann auch nachweisen, dass sie nicht nur über die theoretischen Kenntnisse zur Verwaltung, sondern auch die praktische Umsetzung beherrschen.
Bislang wurden trotz Ankündigung noch keine weiteren Schritte für die Einführung eines Sachkundenachweises gemacht.
Neben dem theoretischen Fachwissen, das in der Prüfung zur Zertifizierung getestet wird, sind zur qualitativ hochwertigen Ausübung des Berufs viele weitere Fähigkeiten relevant:
- Proaktives Engagement
- Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
- Organisationsmanagement
- Zuverlässigkeit
Fazit - Zertifizierte WEG Verwalter
Für die Verwaltung einer Immobilie wird Fachwissen und Erfahrung benötigt. Die Einführung der Zertifizierung stellt sicher, dass Verwalter über die benötigten Grundkenntnisse verfügen. Das ist ein Schritt in die richtige Richtung und daher ist es stets empfehlenswert als Eigentümer auf einen zertifizierten Verwalter zu bestehen.
Was die Zertifizierung bisher nicht abdeckt, ist die Absicherung, dass die Verwaltung auch ausreichend praktische Erfahrung und die benötigten Soft Skills (wie Kommunikations- und Konfliktfähigkeit) mit sich bringt. Daher ist es ratsam, neben dem Zertifikat auch auf andere Referenzen des Verwalters zu blicken, um sich für die richtige Person zu entscheiden.
Die Erste Hausverwaltung arbeitet deswegen im Bereich der WEG-Verwaltung, aber auch Mietverwaltung mit einem Team aus erfahrenen Verwaltern, begleitet von Teamleitern oder lokalen Geschäftsführer mit jeweils mehr als 10 Jahren Erfahrung in der Leitung von regionalen Hausverwaltungen. Entsprechend hoch ist unser Anspruch an die Qualität der Verwaltung und die regelmäßige Weiterbildung unserer Mitarbeiter.